Вы хотите не просто перекладывать бумаги с места на место, а извлекать из них пользу.



Одним из немногих преимуществ судебных и исполнительных процессов является то обстоятельство, что около 90 % значимых событий сопровождается составлением соответствующих документов. Если Вы установите надлежащий учет и контроль за потоками входящих и исходящих документов (получение, создание, отправка, ...), то сможете с высокой степенью точности представлять результаты своей деятельности по управлению портфелем судебных дел.

Централизовано учтите все значимые документы

Создайте единое место хранения электронных образов всех документов, вошедших в компанию и отправляемых компанией. Несложный интерфейс внесения документа в систему может освоить не только юрист, но и делопроизводитель. Оригиналы документов отправьте в архив либо в места их операционной обработки (исполнительные листы, решения судов и т. п.), оставив архивную запись в карточке электронного образа документа. Легко находите любой документ.

Классифицируйте учтенные документы

Если у Вас много клиентов и судебных процессов, то Вы получаете много входящих документов. Каждый из них может повлиять на Ваши отношения с клиентом, а иногда и на Ваш бизнес. Оцифруйте этот поток аналоговых данных. Классифицируйте каждый документ по значимым группам. Теперь Вы можете анализировать структуру документапотока во времени, устанавливать приоритеты обработки документов, применять разные процессы для разных типов документов и многое другое.

Разработайте алгоритм обработки документа

Каждый документ подлежит обработке по определенному алгоритму. Одним документам достаточно быть внесенными в учет событий (открытие производства по делу, повестка и т. п.), другие требуют совершения большего объема обработки, например подготовки ответного документа (запрос документов, пояснений, информации, возражений и т. п.). Некоторые документы достаточно довести до сведения исполнителей, а некоторые требуют эскалации. Соберите в один алгоритм все действия, подлежащие совершению с конкретным типом документов и зафиксируйте в информационной системе эту последовательность.

Организуйте процесс обработки документов

Вы разделили документопоток на множество потоков документов нескольких типов. Для каждого типа документов определили алгоритм обработки. Но при анализе совокупности алгоритмов нетрудно заметить, что 80% используемых в алгоритме действий являются повторяющимися. Создание карточки документа, классификация документа, связь документа с клиентской базой, правовая экспертиза документа, сбор сведений для ответа, подготовка ответа, оформление документа, отправка документа … Теперь Вы можете организовать специализацию членов команды. Организуйте группы регистрации, экспертизы, сбора сведений, принтинга, подобрав правильный персонал и правильное место исполнения функции (качество, стоимость и доступность для найма сотрудников).

Контролируйте сроки обработки документов

Не портите отношения с клиентами, правоохранителями и регуляторами из-за сроков ответа. Вследствие специализации, вместо одного человека, отвечающего за судьбу документа, Вы получаете группу людей, отвечающих за отдельные участки обработки документа. Это повышает риск неисполнения обработки в срок. Установите в информационной системе предельные сроки нахождения документа на конкретной функции и контролируйте просрочки в исполнении и места, где документ «застрял».

Разработайте шаблоны

Если Вы имеете конечный список типов поступающих документов, то конечно и количество ответных документов. На основании произведенной классификации документов и решениях принятых в результате экспертизы документов, внедрите шаблон текста ответного документа. Упростите подготовку ответного документа до выбора шаблона и нажатия 2-3 кнопок в информационной системы. Таким образом Вы повысите производительность и уменьшите возможности для ошибок из-за присутствия человеческого фактора.

Организуйте конвейер по обработке документов

Если Вас интересуют повышение производительности труда, сокращение длительности производственного цикла, повышение качества работы, снижение себестоимости работы, то имеет смысл организовать работу с документами в форме поточного производства. Организуйте с использованием информационной системы конвейер по обработке входящих и исходящих документов. Контролируйте операционные заторы и простои в конвейере. Производите эскалацию информации о заторах и простоях менеджменту компании. Осуществляйте расширение штата под объем задач, а не под количество функций.

Ассоциируйте каждый документ с конкретными лицами

Если Вам написали, то кто-то был тому причиной. Как минимум, документ касается лица, составившего его, но в большинстве случаев есть и другие лица, имеющие отношение к документу. Запрос регулятора по жалобе клиента. Выемка следователем документов, подписанных сотрудником. Запрос налоговой инспекцией информации о контрагенте. Чаще всего документы имеют отношение к клиентам компании, реже к ее сотрудникам, акционерам или другим заинтересованным лицам. Зафиксируйте при обработке информации данные о лицах, связанных с документом. Используйте впоследствии зафиксированную связь в своих отношениях с этими лицами.

Передайте значимые данные в CRM систему

Каждый документ, среди прочего, еще и акт письменной коммуникации. Коммуникации — часть отношений. Если в Вашем распоряжении находится структурированная информация о коммуникационных актах с определенными лицами и в связи с определенными лицами, то почему бы не использовать эту информацию с пользой для бизнеса? Выемка по уголовному делу в отношении директора компании должна приниматься во внимание при принятии кредитного решения? Клиент пишет на Вас жалобы регулятору и в правоохранительные органы. Стоит ли предлагать ему новый продукт?