Управление бизнес-процессами

Вы хотите видеть в юридических операциях организованный порядок, а не хаос «на заданную тему».



Вы хотите сократить время выполнения процессов Вашими специалистами за счёт регламентации и автоматизации процессов. Вы хотите повысить качество процессов за счёт прозрачности для всех участников, регламентации и средств мониторинга. Вы хотите управлять на основе показателей, которые отражают затраты на процесс, загрузку ресурсов, таким образом, облегчая анализ и оптимизацию процесса на основании реальных значений показателей. Вы хотите получить организационную гибкость за счет привлечения участников процессов к моделированию и перестройке.

Инвентаризируйте процессы

Все, что вы делаете больше 10 раз в месяц, может быть процессом. Уже в день установки информационной системы Вы сможете регистрировать все документы и события. Через неделю Вы сможете увидеть все повторяющиеся работы и частоту их исполнения и начать анализ и отбор процессов по значимости.

Опишите процессы

Встроенный в систему модуль MediaWiki позволяет организовать локальную базу знаний. В организованной базе знаний Вы можете разместить описание всех процессов и организовать коллаборативное обсуждение и усовершенствование первичного описания. Двигаясь от простого к сложному, со временем Вы получите мощную платформу для повышения эффективности команды.

Организуйте процессы

Учтите в информационной системе все операции согласно описанным бизнес процессам. Каждому процессу назначьте менеджера. Для каждой операции сформируйте команду. Учитывайте специализацию на операциях при формировании команды. Все что можно централизовать в едином месте, централизуйте и организуйте обработку в наиболее удобном месте с точки зрения качества, доступности и стоимости персонала. Для обработки в децентрализованном режиме оставьте только то, что невозможно централизовать.

Контролируйте процессы

Переведите формальное описание бизнес процессов в последовательность событий, регистрируемых в информационной системе. Регистрируйте все значимые события. Следите за полнотой данных о событиях в системе (событие №2 должно идти перед №3 и не после №5). Устраняйте неполноту данных управленческими решениями. На основании статистики системы устанавливайте сотрудникам предписания на получение данных об «ожидаемых» событиях. Контролируйте исполнение предписаний.

Контролируйте загрузку сотрудников

Контролируйте структуру операций сотрудников и их загрузку. На основе статистики установите временные нормативы осуществления операций. Принимайте решения об увеличении штатов, премировании и дисциплинарных наказаниях не на основании собственных ощущений, а на основании данных об операциях в информационной системе.

Учитывайте расходы

Если Вы установили временные нормативы на операции, контролируете выработку и загрузку сотрудников, то Вы с высокой точностью можете распределить бюджет подразделения по совершенным операциям. Зафиксируйте в системе в формате событий данные о понесенных финансовых тратах (судебные расходы, почтовые расходы, объявления в прессе) и Вы получите в достаточной степени точную цифру расходов на один документ, бизнес процесс, судебный процесс. Контролируйте эти цифры и ищите способы снизить их.

Анализируйте сбои

«Если что-то может пойти не так, оно обязательно пойдет не так.» - гласит шутливый закон Мерфи. В операциях будут происходить ошибки. Некоторые из них будут возникать из-за невнимательности сотрудников, а некоторые от недостатков в проектировании процессов. Фиксируйте ошибки в системе. Работайте с ошибками. Выявляйте их. Проводите расследования причин. Ведите учет ошибок в разрезе исполнителей. Лучших поощряйте, к худших применяйте меры воздействия. Системные ошибки исправляйте изменениями в процессах. Следите за динамикой ошибок. Постоянно снижайте долю ошибок в количестве операций.

Улучшайте процессы

Найдите по цифрам эффективности и выработки лидеров и отстающих по каждой операции. От лидеров получите лучшие практики, от аутсайдеров причины низкой эффективности. Анализируйте информацию и улучшайте бизнес процессы.