Если Вам приходится вести больше 100 дел, то не терять можно только в теории. На практике теряют все. Как всегда в управлении, все что Вы можете сделать – организовать учет потерь, разобраться в их причинах, разработать способы недопущения потерь, подготовить сотрудников, наладить бизнес процессы и уменьшить потери до приемлемого уровня. Именно для этих целей создана информационная система RatioLegal. Что же можно сделать для снижения потерь в судебных процессах?

Учесть дела

Для достижения процессуального результата, необходимо начать судебное дело. Для исполнения судебного решения надо открыть исполнительное производство. Судебное и исполнительное производство всегда связано с каким-либо делом. Каждому делу следует назначить сотрудника, ответственного за достижение процессуального результата. Учет дел лучше начинать с первых расходов, понесенных в связи с ним или, в крайнем случае, с момента оплаты судебных расходов по делу. Все дела должны пройти путь от открытия до архива с четким делением на активные и неактивные дела. Все активные дела составляют Ваш портфель судебных дел.

Учесть требования

Процессуальный результат всегда связан с определенным требованием или группой требований. В зависимости от Вашей роли в процессе требования могут предъявляться Вами, к Вам или к третьим лицам. Для каждой выбранной Вами тактики судебной работы определяется необходимый тип иска. Каждому типу иска соответствует свой набор требований. Процессуальную цель необходимо считать достигнутой полностью, когда удовлетворены все Ваши требования и отказано во всех требованиях к Вам. Именно поэтому для оценки эффективности судебной работы следует вести учет требований, а не ограничиваться учетом дел. Различные требования могут оформляться отдельными исполнительными документами, и судьба каждого из них должна быть учтена по окончании дела.

Учесть документы

Большинство существенных событий в ходе судебного дела может быть подтверждено документально. Определения, заявления, решения, постановления, влияющие на ход дела, оформляются чаще всего и отправляются сторонам или доступны для ознакомления в деле. Однако сложность представляет то обстоятельство, что отправляться документы могут различным способам и различным лицам, связанным со сторонами, что может привести к ситуации, когда в необходимы срок сторона не совершит необходимого действия. Такие случаи часто приводят к потере времени или даже процесса. Именно поэтому все документы процессуального характера должны без пробега по компании регистрироваться в единой системе учета и моментально попадать в обработку уполномоченным сотрудникам.

Учесть события

Самым главным объектом учета являются события. Учитывать следует любые события, имеющие значение для течения хода дела независимо от того процессуальные они или организационные, подтвержденные документом или зарегистрированные со слов сотрудников компании. Классифицируйте каждый тип события. Свяжите карточку каждого документально подтвержденного события с зарегистрированным документом для удобства работы и анализа. Набор событий каждого дела – это то, что подлежит организации при реализации стратегии и анализу при потерях. Лента событий компании по всем делам – основной источник данных для оценки эффективности управления портфелем дел.

Определить цепочки ключевых событий с установлением индикативных сроков

Каждый процесс имеет начало, развитие и конец. Каждой части процесса по процессуальному закону соответствует набор событий. Несмотря на то, что процессуальные кодексы содержат сотни событий, в каждом деле в обязательном порядке присутствует не более двух десятков событий. В зависимости от процессуальной цели и классификации дела, можно определить набор ключевых событий, их последовательность и индикативные сроки наступления каждого из событий. С увеличением объема статистической информации индикативные сроки можно заменить расчетными с возможностью установления расчетного срока для каждого региона, суда и даже судьи.

Контролировать наступление ключевых событий

Ленту событий следует подвергать ежедневной аналитической обработке на предмет выявления случаев нарушения индикативных сроков. В случае не наступления необходимого события в необходимый срок, компания может начать процедуры независимого от исполнителя получения сведений о ходе дела, чем может снизить уровень потерь времени и дел. Таким образом, можно не давать исполнителям забывать о деле или оперативно узнавать о ненадлежащей работе исполнителя (сокрытие негативной информации). Любые процессуальные стратегические и тактические решения так же могут быть представлены в виде набора запланированных дел и событий по ним. Контролировать в таком случае можно не только судьбу конкретного дела, но и судьбу всей стратегии.

Разбирайте каждый случай потери и вносите изменение в документы, процессы, тактики

Процессуальная цель не всегда достижима в силу целого ряда причин. Узнать о не достижении процессуальной цели и о связанными с этим потерями Вы сможете из «плохих» событий и документов. Каждое «плохое» событие и «плохой» документ нуждаются в коллегиальном анализе и принятии решений по нескольким вопросам: квалифицировано ли была определена стратегия, соблюдалась ли стратегия, квалифицировано ли действовали ответственные сотрудники. По результатам такого исследования в обязательном порядке должно быть принято управленческое решение по сотруднику, стратегии или прочим обстоятельствам, приведшим к потерям с целью недопущения подобных потерь в будущем.